IMT Mines Alès est une grande école de prestige qui se classe parmi les meilleures écoles d’ingénieurs sur le plan national et mondial. Notre école, créée en 1875, est implantée à Alès, ville à taille humaine, capitale des Cévennes où la qualité de vie est fortement appréciée par ses habitants. Ville du département du Gard (30), à 30 km au nord de Nîmes, Alès se situe au pied du Parc national des Cévennes, dont elle est – de loin – la ville la plus importante, avec ses 42 452 habitants et son agglomération de 133 546 habitants (29e Agglo de France, 5e d’Occitanie). S'installer dans la capitale des Cévennes - Ales.fr.

Vous aurez pour principales missions la mise en œuvre opérationnelle du processus de recrutement des futurs élèves FISA :

Gestion administrative et organisationnelle

• Décliner opérationnellement la stratégie de communication visant à développer la promotion des formations FISA auprès des potentiels candidats
• Coordonner les actions des différents services et directions associés pour la création des supports de communication et gérer la production des supports,
• Suivre les actions de communication avec la Direction de la Communication,
• Coordonner et gérer les actions de communication auprès des candidats potentiels telles que les visites de poursuites d’études au sein des universités, les salons, …
• Assurer la planification des visites / salons, relances du personnel / élèves pour participations aux visites / salons, organisation des visites / salons avec validation auprès des organismes accueillants, gestion du matériel pour les visites,
• Faire l’interface entre la Cellule recrutement commune IMT apprentissage et le personnel interne école pour la gestion des dossiers des candidats,
• Coordonner toutes les actions liées au recrutement FISA avec les différents services impactés sur tout le processus de recrutement,
• Organiser les différentes épreuves liées au recrutement des élèves FISA,
• Contrôler l’avancement des étapes du recrutement,
• Participer à la communication des résultats auprès des candidats,
• Rédiger, mettre en forme et diffuser des comptes-rendus, notes et présentations.

En complément aux activités principales liées au recrutement des élèves FISA, vous aurez des activités support ponctuelles dans d’autres services :

Support au Concours Mines-Télécom

• Gestion et validation des dossiers des examinateurs du concours au travers de l’outil de gestion des dossiers des chargés de cours

Support au Service Admissions Sur Titres FISE :

• Aide à l’organisation des Visites de Classes Préparatoires : préparation des sacs, participation aux réunions préalables aux visites, récupération des sacs à l’issue des visites, gestion des remboursements,
• Recrutement des élèves pour des actions de communication (Visite Classes Préparatoires, équipe d’accueil au Concours Mines-Télécom, ...),
• L’organisation des épreuves orales d’admission sur titres,
• Gestion des inscriptions des élèves FISE dans l’outil de gestion administrative des élèves durant l’été.

Vous pourrez aussi être amené à être en support aux autres activités de la direction des formations, lors d’événements notamment.
Les missions sont susceptibles d’évoluer en fonction des besoins.
Vous serez amené(e) à effectuer quelques déplacements, notamment pour participer à des salons.

Compétences, connaissances et expériences requises :

• Compétences en communication (orale, écrite, événementielle), marketing et développement, maitrise des techniques de recrutement
• Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint),
• Aptitude à la rédaction et à la mise en forme de documents professionnels,
• Compétences d’organisation, d’animation, de suivi de projets et coordination multi-acteur.
• Analyse de données et suivi d’indicateurs (taux de conversion, rendement, etc.)

Compétences, connaissances et expériences appréciées :

• Expérience en suivi de projet et en coordination administrative,
• Connaissance du fonctionnement de l’école,
• Maîtrise des outils numériques au sens large et faire preuve d’un goût et d’une aisance pour les démarches numériques.

Savoir-être :

• Discrétion et respect de la confidentialité des informations traitées,
• Capacité à travailler en autonomie et à prendre des initiatives,
• Sens du service et de l’écoute pour répondre aux besoins des interlocuteurs,
• Excellente communication orale et écrite,
• Esprit d’équipe et capacité d’adaptation à un environnement dynamique,
• Capacité à s’approprier de nouveaux outils numériques,
• Dynamisme, réactivité et gestion du stress face aux urgences et imprévus.

Niveau de formation et/ou expérience minimums requis :

• Diplôme certifié Bac + 2 ou équivalent ou expérience de plus de 10 ans

Le poste proposé par l’IMT Mines Alès est un contrat à durée déterminée de 24 mois, à temps plein, contrat de droit public relevant des dispositions du cadre de gestion de l’Institut Mines-Télécom, métier L, Technicien Administratif et de Gestion, catégorie III.

Le poste est ouvert aux fonctionnaires de catégorie B et contractuels.

Salaire : Votre salaire sera étudié et déterminé en fonction de votre expérience et des compétences associées.