Informations générales
Référence
2024-15482
Date de début de publication
19/02/2024
Date limite d'envoi des candidatures
30/04/2024
Documents requis pour postuler
CV et lettre de motivation
Directions et Services
Direction générale de l'administration et de la fonction publique (DGAFP)
Description du poste
Domaine et métier
Direction et pilotage des politiques publiques - Assistante / Assistant de direction
Intitulé du poste
Assistant.e H/F - 5DAS
Cotation RIFSEEP
Cotation 2
Versant
Fonction publique de l'Etat
Catégorie
Catégorie B (profession intermédiaire)
Statut du poste
Vacant
Nature de l'emploi
Emploi ouvert aux titulaires et/ou aux contractuels
Descriptif de l'employeur
Placé au sein de la sous-direction des politiques sociales et de la qualité de vie au travail, le département de l’action sociale est composé de 7 agents : 1 cheffe de département, 1 adjointe à la cheffe de département de catégorie A, 4 chargés d’études de catégorie A et 1 poste d’assistant de catégorie B.
Le département de l’action sociale :
- élabore et met en œuvre la politique d'action sociale en matière de prestations interministérielles et de prestations ministérielles à réglementation commune (petite enfance, restauration, logement, vacances et loisirs), sur la base d’un budget d’environ 153 M€ pour l’action sociale interministérielle
- assure le suivi de la réalisation et de la gestion d'équipements sociaux (ex: restaurants inter-administratifs)
- contribue, avec l’appui du département des ressources de la DGAFP, à l’optimisation de la gestion de l’action sociale interministérielle à l’échelon central comme aux échelons déconcentrés, en particulier concernant le budget et les marchés
- assure le secrétariat du comité interministériel d'action sociale des administrations de l'Etat (CIAS) et remplit une mission d’observation de l’ensemble de l’action sociale ministérielle mise œuvre au bénéfice des agents de l’État. Il anime par ailleurs le réseau des bureaux ministériels d’action sociale ;
Descriptif de l'employeur (suite)
- en collaboration avec le département de l’organisation des conditions et du temps de travail, il anime le réseau des conseillers d’action sociale et de l’environnement professionnel (au sein des plate-formes RH en préfectures de région)
Description du poste
Le/La titulaire du poste a pour mission d'assurer :
1 - Le Secrétariat du département
- Traitement du courrier (enregistrement, diffusion, classement) et diffusion de la documentation;
- Accueil téléphonique et physique
- Tenue des agendas du/de la Chef(fe) de bureau en lien avec l'ensemble du département (prise de rendez-vous);
- Préparation des réunions, notamment CIAS et différentes commissions (constitution de dossiers, réservation et préparation de salles)
- Participation au suivi des échéances du département: tenue du tableau de suivi des délais (questions écrites, courriers parlementaires, calendrier de congés des agents...)
- Echanges avec les représentants syndicaux des instances évoquées pour établir notamment les ordres de missions et vérifier les frais afférents;
- Mise en forme de documents (note, bordereau, courrier, présentation...)
2 - L'assistance aux chargés d'études
- Aide ponctuelle aux chargés d'études (ex : suivi de factures, aide à la répartition des places en crèches, synthèse sur Excel de données venant des relais territoriaux, etc.)
- Le/La titulaire du poste pourra en outre être amené à traiter en propre des dossiers simples, comme le suivi de l'inscription des établissements publics aux bénéfices de l'action sociale interministérielle.
3 - La suppléance des assistantes de la sous-direction
- Le/La titulaire du poste supplée ses collègues assistant(e)s de la sous-direction en cas d'absence ou de pic d'activité. Au quotidien, les assistant(e)s de la sous-direction s'organisent pour que soit assurée une permanence de l'accueil, du filtrage téléphonique et de l'exécution de toute tâche devant être effectuée sans délai. Une continuité des présences est organisée pendant les périodes de congés.
- Le/La titulaire du poste travaille également en réseau avec les autres assistant(e)s de la DGAFP.
Conditions d'exercice particulières
Durée minimale souhaitée sur le poste : 3 ans
Télétravail pratiqué (1 jour par semaine).
Possibilité de bénéficier des infrastructures et de l'action sociale de Bercy (restaurant administratif, salle de sport, activités culturelles…).
Parfaitement desservi (Gare de Lyon, Quai de la rapée)
Description du profil recherché
Le poste suppose une très grande rigueur et de très bonnes capacités d'organisation.
L'assistant doit être adaptable, réactif et expérimenté de préférence.
Temps Plein
Oui
Compétences candidat
Compétences
- CONNAISSANCES - Bureautique et outils collaboratifs
- CONNAISSANCES - Environnement administratif, institutionnel et politique
- SAVOIR-FAIRE - Accueillir une personne, un groupe, du public
- SAVOIR-FAIRE - Appliquer une règle, une procédure, un dispositif
- SAVOIR-FAIRE - Communiquer
- SAVOIR-FAIRE - Concevoir un support, un document
- SAVOIR-ÊTRE - Aisance relationnelle
- SAVOIR-ÊTRE - Avoir l'esprit d'équipe
- SAVOIR-ÊTRE - Être autonome
- SAVOIR-ÊTRE - Réactivité
- SAVOIR-ÊTRE - Sens de l'organisation
Niveau d'études min. souhaité
Niveau 4 Baccalauréat
Niveau d'expérience min. requis
Confirmé
Informations complémentaires
Fondement juridique du recrutement
Fondement juridique L 332-2
Télétravail possible
Oui
Management
Non
Localisation du poste
Localisation du poste
France, Ile-de-France, Paris (75)
Lieu d'affectation
Direction générale de l'administration et de la Fonction publique (DGAFP) 2, boulevard Diderot - 75 012 Paris Métro/SNCF/RER Gare de Lyon - Métro Quai de la Rapée (ligne 5)
Renseignements et contact - Note : les candidatures se font obligatoirement depuis l'application
Date de vacance de l'emploi
01/05/2024
Personne ou service à contacter pour obtenir plus d'informations sur l'offre
Anne Doucelin -anne.doucelin@finances.gouv.fr adjointe à la cheffe de département de l'ASI