« Au ministère de l’économie et des finances, mettez votre talent au service d’une économie forte et durable »

Au sein du secrétariat général des ministères économiques et financiers, le bureau des prestations de services (BPS) comprend six pôles d’activité (dont un pôle en charge des affaires transverses), qui participent au fonctionnement des services centraux et des cabinets ministériels.

À ce titre, il a en charge les prestations d'impression, de reprographie et de numérisation, d’accueil ministériel, les frais professionnels et les missions.

Il assure par ailleurs le fonctionnement de l’hôtel des ministres et du cercle des directeurs, du centre de conférences ainsi que des travaux de traduction et d’interprétation dans le cadre de la coopération avec les instances internationales.

Le pôle « accueils - Centre de conférences - CASC » est en charge de :

1. l’accueil physique du site ministériel ;
2. l’accueil protocolaire des cabinets ministériels ;
3. l’accueil téléphonique ;
4. la programmation et la logistique/prestations associées du centre de conférences, du centre d’activités sportives et culturelles (CASC), du hall Colbert et des salles de réunions mutualisées du Secrétariat général.

Au sein du bureau BPS, le/la titulaire du poste sera chargé(e) d'assurer la gestion d'un espace ouvert (hall Colbert) aménagés avec différents espaces proposant des usages et services variés aux agents et visiteurs du ministère (accueil, espace de convivialité, agora, coworking...) :

- de gérer les demandes de réservations de l'auditorium et de l'espace "Agile" du hall Colbert puis d'identifier les besoins logistiques adjacents (matériel d’animation, prestations de type audiovisuel, traiteur…), en lien avec les différents partenaires [service de l'immobilier et de l’environnement professionnel (SIEP), service du numérique (SNUM), service de la communication (SIRCOM), etc.] ;
- d'assurer l’accueil et l’orientation des participants aux évènements se déroulant dans le hall Colbert en veillant au respect des règles de vie du lieu par les services et participants ;
- d’assurer le suivi et la cohésion de la programmation du lieu en lien avec la responsable communication du SIEP et/ou le service de la communication ;
- d'assister et de participer à l'organisation, en tant que de besoin, des différents accueils intervenants sur le site ministériel en lien avec le responsable du secteur 'accueils' du bureau BPS ;
- de superviser et de vérifier quotidiennement la propreté du lieu et l'état des équipements mobiliers, des matériels et affichages divers présents dans le hall Colbert en lien avec les différentes parties prenantes ainsi que l'aménagement des différentes alcôves.
- gérer et animer son secteur (inclus le management de l'agent placé sous son autorité fonctionnelle).
- contribuer aux réflexions engagées par la mission de réaménagement du Grand Bercy sur les usages des espaces partagés en apportant les retours d'expériences liés au fonctionnement du hall Colbert.

Plus généralement, le ou la titulaire du poste sera placé-e à l'interface de plusieurs acteurs : les visiteurs du hall Colbert, les usagers du lieu, y compris les demandeurs de prestations ainsi que différents partenaires (bureau de l'immobilier et de l'environnement de travail (BIET), service de la communication (SIRCOM), action sociale (COOP, ASF Restauration), etc.).

Il-elle jouera un rôle de facilitateur, veillera à la parfaite coordination des activités organisées au sein du hall Colbert et s'attachera à résoudre les éventuelles difficultés techniques et organisationnelles, par la mobilisation des ressources disponibles.
Les missions ainsi décrites ne sont pas limitatives, elles sont susceptibles d'évoluer en fonction des besoins exprimés par la hiérarchie, les différents services et usagers du lieu et des suggestions formulées par le-la titulaire du poste.

1. L'amplitude horaire de travail peut être élargie occasionnellement, en cas de renfort à l'accueil (en pareil cas, à/c de 7h00 et au-delà de 20h00 selon les circonstances).
2. Station debout ponctuelle.

Le/la titulaire devra faire preuve de réactivité et d’initiative tout en sachant appliquer les directives et respecter les procédures internes au bureau BPS et au Secrétariat général.

Le/la titulaire devra avoir une forte expérience dans la mise en place et l’organisation d' évènements ou dans l'animation d'un espace du type tiers-lieu, et faire preuve d'agilité et de flexibilité.

En outre, en termes d’accueil, de la prestance, une bonne élocution et du savoir-vivre sont attendus.

Enfin, l’esprit d’équipe, la polyvalence et le sens du dialogue et de l'écoute sont des prérequis essentiels.

Une bonne capacité à analyser les situations et à les prévenir le cas échéant serait un atout indéniable. 

Art. L332-2, 2° du code général de la fonction publique