Contexte

L'Institut régional d'administration de Lille est l'un des cinq instituts chargés d'assurer la formation initiale des attachés de la fonction publique de l'Etat. Il contribue également à la formation professionnelle tout au long de la vie des agents publics français ou étrangers. Il participe à l'organisation des concours d'accès aux IRA et à la mise en œuvre des préparations à ces concours. Il met également en œuvre des dispositifs d'accompagnement des transitions professionnelles.
Il participe aux relations partenariales et de coopération européenne et internationale dans le domaine de l'administration publique.
Sous la tutelle de la direction générale de l'administration et de la fonction Publique (DGAFP), l'IRA de Lille est un établissement public administratif composé de vingt-deux agents, sous l’autorité d’une directrice cinq services : la direction de la formation initiale, la direction de la formation continue, la communication et les partenariats, le service informatique et le secrétariat général. En 2025, l’IRA de Lille aura à gérer deux sites de formation l’un à Lille et un site pilote à Nanterre, installé sur le campus de l’université de Paris Nanterre.

Environnement du poste

Le secrétariat général qui a un panel varié de domaines administratifs, financiers, RH (dont la paie des élèves, des agents et des formateurs, la mission concours de recrutements des élèves attachés, juridiques…est composé 6 collaborateurs sous la direction de la secrétaire

Sous la responsabilité de la responsable concours et de la gestion administrative des élèves :

1) Participer à la gestion du processus de recrutement des futurs élèves correspondant à 1 session concours/an (environ 320 postes par an) pour les 2 sites de l’IRA (Lille et Nanterre) sur SINC-IRA (en étroite relation avec la cellule concours de la direction générale de l’administration et de la fonction publique et les responsables concours des autres IRA)
- Assurer la publicité et les modalités de recrutement,
- Instruire les dossiers des candidats (conditions d’accès)
- Vérification des copies via VIATIQUE
- Mettre en place et gérer l’organisation des épreuves orales d’admission dans les locaux de l’institut,

2) Gestion financière et logistique des concours
- Instruire et suivre les frais de mission des jurys
- Recenser et mobiliser les ressources logistiques pour l’organisation des réunions et des oraux d’admission (accueil des candidats, salles, surveillance…)

3) Contribution sur le volet communication et promotion concours
- Répondre à toutes les demandes d’informations relatives aux concours

4) Gestion administrative des élèves (320 élèves)
- Préparer les opérations de rentrée et de sortie aux côtés de la responsable concours
- Participer au suivi administratif des élèves tout le long de la formation (gestion des absences, dossiers administratifs…)
- Gérer les demandes des anciens élèves

Le cas échéant, il ou elle sera amené(e) à effectuer d’autres activités dont le contenu est défini par la secrétaire générale de l’institut

- Forte disponibilité pendant les périodes des épreuves et des opérations de rentrée et sortie des élèves
- Organisation du temps de travail : temps complet (37h30), 1 jour mobile de télétravail par semaine, possibilité de moduler les horaires journaliers (plages fixes et plages mobiles)
- L’IRA développe un plan de formation ambitieux pour ses agents
- Le personnel de l’IRA est rattaché au ministère des finances en ce qui concerne notamment le régime indemnitaire et le complément indemnitaire annuel pour les fonctionnaires
- Participation employeur à la complémentaire santé et aux frais de transport domicile-travail
- Titres restaurant
- Association du personnel
- Parking privé au sein de l’institut (voiture et vélo)
- Proximité du métro ligne 2 : stations porte de Valenciennes ou porte de Douai

Connaissances : Environnement administratif, institutionnel et politique / Droit et réglementation / Ressources humaines / Bureau et outils collaboratifs

Savoir-Faire : Appliquer une règle, une procédure, un dispositif / Fiabiliser / Maîtriser les délais / Communiquer

Savoir-Etre : Faire preuve de discrétion / Sens de l'organisation / Réactivité / Etre rigoureux

Autorisation de recrutement par la DGAFP