Informations générales
Référence
2024-19904
Date de début de publication
16/10/2024
Date limite d'envoi des candidatures
07/02/2025
Documents requis pour postuler
INFORMATIONS IMPORTANTES A L'ATTENTION DES CANDIDATS :
Seules les candidatures déposées via l'outil dédié PASSERELLES seront étudiées par les recruteurs. En conséquence, les candidatures transmises par courriel ne seront pas traitées.
Merci de joindre un CV détaillé ainsi qu'une lettre de motivation reprenant la référence de l'offre et l'intitulé exact du poste proposé.
Directions et Services
Service de l'immobilier et de l'environnement professionnel (SIEP)
Description du poste
Domaine et métier
Relation à l'usager - Chargée / Chargé d'accueil, de relation et de service à l'usager
Intitulé du poste
SEC-GEN Gestionnaire administratif(ve) H/F
Cotation RIFSEEP
Sans objet
Versant
Fonction publique de l'Etat
Catégorie
Catégorie C (employé)
Statut du poste
Vacant
Nature de l'emploi
Emploi ouvert aux titulaires et/ou aux contractuels
Descriptif de l'employeur
Au ministère de l’économie et des finances, mettez votre talent au service d’une économie forte et durable
Le Secrétariat Général, commun aux deux ministères, exerce des missions de pilotage ministériel : modernisation, fonctions support, gestion des services centraux, responsabilités défense et sécurité.
Au sein du secrétariat général des ministères économiques et financiers, le bureau BPS «Prestations de services» comprend six pôles d’activité (dont un pôle en charge d’affaires transverses), qui participent au fonctionnement des services centraux et des cabinets ministériels.
A ce titre, il a en charge les prestations d'impression, de reprographie et de numérisation, d’accueil ministériel, les frais professionnels et les missions. Il assure par ailleurs le fonctionnement de l’hôtel des ministres et du cercle des directeurs, du centre de conférences ainsi que des travaux de traduction et d’interprétation dans le cadre de la coopération avec les instances internationales.
Descriptif de l'employeur (suite)
Le pôle « accueils - Centre de conférences - CASC » est en charge de :
1. l’accueil physique du site ministériel ;
2. l’accueil protocolaire des cabinets ministériels ;
3. l’accueil téléphonique ;
4. la programmation et la logistique du centre de conférences, du centre d’activités sportives et culturelles (CASC) et des salles de réunion.
Description du poste
Le poste est à pourvoir au sein de deux secteurs du pôle, à savoir :
Au sein du secteur 'Réservations'
le/la titulaire assurera les misions suivantes :
1 - réserver des espaces de réunion soumis à validation et assurer en qualité de superviseur le traitement des demandes /services via l'interface de l'application RESA ;
2 - gérer le marché de transcription (contact avec les différents interlocuteurs du marché référencé au SG) suivi des devis, des commandes et de la facturation en relation avec le pôle “affaires transverses” du bureau BPS) ;
3 - gérer le recrutement des interprètes de conférences pour le compte des cabinets et/ou directions
4 - assurer les devis et le suivi des commandes et de la facturation en relation avec le pôle “affaires transverses” du bureau BPS.
Au sein de la cellule 'achat' du secteur 'Centre de conférences-CASC'
le/la titulaire assurera les missions suivantes :
1. assurer les commandes : prospection des fournisseurs, établissement des devis, planification des livraisons ;
2. collecter et contrôler les pièces justificatives (dossier comptable) et alimenter les tableaux de suivi des dépenses.
Conditions d'exercice particulières
1. La quotité de travail définie au sein des deux entités mentionnées (secteur 'réservations' et secteur 'centre de conférences-CASC') sera variable en fonction de l'activité au sein des deux entités.
2. Lors de la prise de poste, durant une période à déterminer, seules les missions liées au secteur 'réservations' seront effectives.
3. Administrativement, le gestionnaire sera sous la seule autorité du responsable du secteur 'réservations'.
Description du profil recherché
Le titulaire devra faire preuve de réactivité et d’initiative tout en sachant appliquer les directives et respecter les procédures administratives.
L’esprit d’équipe et une faculté d'adaptation rapide sont des prérequis essentiels.
Temps Plein
Oui
Compétences candidat
Compétences
- CONNAISSANCES - Bureautique et outils collaboratifs
- CONNAISSANCES - Environnement administratif, institutionnel et politique
- SAVOIR-FAIRE - Appliquer une règle, une procédure, un dispositif
- SAVOIR-FAIRE - Organiser une activité
- SAVOIR-FAIRE - Prendre en compte un contexte, une contrainte, une complexité
- SAVOIR-FAIRE - Travailler en équipe
- SAVOIR-ÊTRE - Aisance relationnelle
- SAVOIR-ÊTRE - Aptitude à l'écoute
- SAVOIR-ÊTRE - Avoir l'esprit d'équipe
- SAVOIR-ÊTRE - Être rigoureux
- SAVOIR-ÊTRE - Faire preuve de discrétion
Niveau d'études min. souhaité
Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP
Niveau d'expérience min. requis
Confirmé
Langues
Anglais (Introductif)
Informations complémentaires
Fondement juridique du recrutement
Art. L332-2, 2° du code général de la fonction publique
Télétravail possible
Oui
Management
Non
Localisation du poste
Localisation du poste
France, Ile-de-France, Paris (75)
Lieu d'affectation
139, rue de Bercy 75012 PARIS
Renseignements et contact - Note : les candidatures se font obligatoirement depuis l'application
Date de vacance de l'emploi
01/02/2025
Personne ou service à contacter pour obtenir plus d'informations sur l'offre
Jocelyne SIMONNET, responsable du secteur ‘Réservations' : 01 53 18 98 95