Service de la Première ministre chargé de la coordination interministérielle pour les questions européennes et de l'OCDE, le SGAE :

- instruit et prépare les positions exprimées par la France au sein des institutions de l’Union Européenne (UE) ainsi que de l’OCDE. Il assure la coordination interministérielle nécessaire à cet effet. Il transmet les instructions du Gouvernement aux agents chargés de l’expression des positions françaises auprès de ces institutions ;

- assure la mise en œuvre des règles du droit de l’UE ainsi que le suivi interministériel de la transposition des directives, en liaison avec le Secrétariat général du Gouvernement (SGG) ;

- veille à la mise en œuvre, par l’ensemble des départements ministériels, des engagements souscrits par le Gouvernement dans le cadre des institutions européennes ;

- assure, avec le SGG, la mise en œuvre des procédures qui incombent au Gouvernement pour l’application de l’article 88-4 de la Constitution ;

- coordonne, avec le ministre chargé des affaires européennes, le dispositif interministériel permettant l’information des membres du Parlement européen sur les positions de négociations du Gouvernement ;

- coordonne le dispositif interministériel de suivi de la présence française au sein des institutions européennes.

Dans ce cadre, le SGAE travaille en liaison étroite avec la Représentation permanente de la France auprès de l’UE (RP), à qui il transmet les positions françaises sur les questions européennes.

Le bureau Voisinage - Elargissement - Défense (VED) fait partie du service Protection, Frontières et Justice du SGAE. Il est en charge de l’ensemble des questions liées à la politique de voisinage de l’UE, à l’élargissement, les questions communautaires de défense, la mise en oeuvre des jumelages, la politique de sanctions (notamment Ukraine/Russie, Iran) et à certaines zones géographiques (Balkans, Europe Orientale, Méditerranée, Moyen-Orient, Golfe). Il assure aussi la préparation des Conseils européens (ODJ, projets de conclusions, dossier) sous la supervision du Secrétaire général adjoint en charge du service Souveraineté économique et Compétitivité.

Le/la titulaire du poste assure le secrétariat du bureau VED qui est composé de 7 agents dont une cheffe de bureau, 5 adjoint(e)s, une gestionnaire et une secrétaire.

A ce titre, il/elle est chargé(e) des missions suivantes :

· Organiser et préparer l’activité de la Cheffe de bureau (tenue de l’agenda, prise de rendez-vous et préparation et contrôle des dossiers afférents) ;

. Assurer le suivi et la coordination de l’ensemble des commandes et dossiers attribués au bureau ;

· Contribuer à l’organisation de l’activité (plannings, tableaux de suivi ; etc.) ;

· Assurer la bonne circulation de l’information au sein du bureau et avec les autres unités ;

· Préparer des réunions et des dossiers de la cheffe de bureau

· Assurer des veilles ciblées et revues de notes diplomatiques à l’attention de la Cheffe de bureau

· Logistique : Organisation et préparation/suivi des missions et déplacements ; gestion des fournitures pour l’ensemble du bureau ; gestion des salles, des accès et de l’accueil des visiteurs.

Bureau partagé avec l'agent gestionnaire

Poste ouvert aux titulaires de catégories B et C.

Le/la candidat(e) doit disposer d'une expérience de secrétaire-assistant(e) dans des structures similaires, maîtriser les outils numériques bureautiques (Outlook, Pack Office, etc.) ainsi que les pratiques et les usages administratifs. Le/la candidat(e) doit être doté(e) d’une habileté à gérer un grand nombre d’informations, à les prioriser et à faire preuve, selon les priorités qui s’entremêlent, à de fortes capacités d’adaptation/de flexibilité dans le travail. Il/elle est capable de hiérarchiser, gérer les délais et les rendez-vous et sait faire preuve d’initiatives et d’esprit d’équipe.

Il/elle devra être dotée d’un excellent sens du relationnel, être en capacité d’être une personne ressource, réactif, être en mesure de trouver des solutions et être force de proposition.

Il/elle a un souhait marqué de se voir confier des responsabilités.

Ce poste suppose des qualités d'organisation, une grande discrétion et une capacité développée à travailler en équipe dans des délais contraints et parfois dans l'urgence.

Titulaire ou contractuel/le Art. L332-2-2°