Service du Premier ministre chargé de la coordination interministérielle pour les questions européennes et de l'OCDE, le SGAE :

- instruit et prépare les positions exprimées par la France au sein des institutions de l’Union européenne ainsi que de l’OCDE. Il assure la coordination interministérielle nécessaire à cet effet. Il transmet les instructions du Gouvernement aux agents chargés de l’expression des positions françaises auprès de ces institutions ;

- assure la mise en œuvre des règles du droit de l’UE ainsi que le suivi interministériel de la transposition des directives, en liaison avec le Secrétariat général du Gouvernement (SGG) ;

- veille à la mise en œuvre, par l’ensemble des départements ministériels, des engagements souscrits par le Gouvernement dans le cadre des institutions européennes ;

- assure, avec le SGG, la mise en œuvre des procédures qui incombent au Gouvernement pour l’application de l’article 88-4 de la Constitution ;

- coordonne, avec le ministre chargé des affaires européennes, le dispositif interministériel permettant l’information des membres du Parlement européen sur les positions de négociations du Gouvernement ;

- coordonne le dispositif interministériel de suivi de la présence française au sein des institutions européennes.

Dans ce cadre, le SGAE travaille en liaison étroite avec la RPUE, à qui il transmet les positions françaises sur les questions européennes.

Placée auprès du Secrétaire général des affaires européennes, le Pôle « Protection, frontières, justice et défense » du SGAE prépare les travaux du Conseil de l’Union européenne « Justice et Affaires intérieures », soit les questions d’asile, d’immigration, de coopération policière, de protection civile, de justice civile et pénale et de droits fondamentaux, de soutien à l’Ukraine, de voisinage, d’élargissement de l’UE et de défense.

Il est constitué de quatre bureaux, Frontières asile et migrations (FAM), Justice pénale et civile (JPC), Sécurité intérieure de l’Union (SEC), et Voisinage, élargissement et défense (VED), placés sous la direction d’une Secrétaire générale adjointe.

Informations importantes à l’attention des candidats :

Seules les candidatures déposées via l’outil dédié PASSERELLES seront étudiées par les recruteurs.

En conséquence, les candidatures transmises par courriel ne seront pas traitées.

Le poste est habilité SECRET-FR et CONFIDENTIEL-UE. Le/la titulaire devra donc faire l'objet d'une procédure d'habilitation.

En binôme avec une autre assistante, le/la titulaire du poste assure le secrétariat de la Secrétaire générale adjointe compétente sur les domaines "Protection, Frontières, Justice".

A ce titre, il/elle est chargé(e) de :

- la gestion et le suivi de l’agenda ;

- l’accueil physique et téléphonique (y compris délégations étrangères, élus, membres des cabinets ministériels) ;

- constituer et tenir à jour les listes de diffusion électroniques (Outlook, Saphir) ;

- la préparation des dossiers pour les réunions, les entretiens ;

- assister à la réunion de pôle ;

- participer à l’organisation des réunions (réservation de salle, convocation des ministères, établissement de comptes-rendus, etc.) et des déplacements professionnels ;

- assurer la veille :

    * des documents officiels de l’UE via le portail des délégués ;

    * des notes diplomatiques d’intérêt pour le pôle et en assurer la diffusion sur Diplomatie ;

- traiter le courrier et en assurer la diffusion et le classement ; relever en particulier les correspondances à diffusions restreintes adressées à la Secrétaire générale adjointe, aux bureaux du pôle et en assurer la diffusion aux agents du pôle ;

- assurer la synthèse des réponses des chefs de bureau suite aux demandes de la Secrétaire générale adjointe ;

- gérer les aspects logistiques en lien  avec le bureau  ressources humaines et moyens (fournitures, réceptions, etc.) ;

- toute tâche en lien avec les fonctions ou utile au regard du bon fonctionnement du service.

Par ailleurs, au titre des fonctions d'assistant-e, il/elle assure les missions suivantes :

- la coordination de la préparation et mise en forme des dossiers des Conseils Justice et affaires intérieures ;

- la coordination de la préparation des dossiers semestriels de la Présidence du Conseil européen pour les fiches relevant du pôle ;

Il/elle aura un rôle d'alerte et veillera au respect des échéances.

Bureau partagé et travail en brigade

L'orientation des documents reçus des institutions, européennes ou internationales, rendent nécessaire la lecture de documents en langue anglaise.

Accueil téléphonique en anglais occasionnel.

Le/la candidate doit disposer d'une expérience de secrétaire-assistant(e) dans des structures similaires et maitriser les techniques de classement et de prise de notes ainsi que les pratiques et les usages administratifs.

Titulaires ou contractuels Art. L.332-2,2°