Aux ministères économiques et financiers, mettez votre talent au service d’une économie forte et durable

Le Secrétariat général (SG) des ministères économiques et financiers (MEF) exerce à la fois des missions de pilotage ministériel en matière de modernisation, de dialogue social, de gestion des ressources humaines, de sécurité, de gestion des moyens budgétaires et de systèmes d’information, et des fonctions opérationnelles de gestion des services centraux des ministères, dont il assure les fonctions support (RH, logistique, immobilier, informatique, communication).

Dans le champ de compétence des ministères économiques et financiers, au sein du SG, le service du Haut fonctionnaire de défense et de sécurité (SHFDS) est en charge de l’animation et de la coordination des politiques et des dispositifs de défense et de sécurité, et des situations d'urgence affectant la défense, la sécurité et la vie de la nation, tout particulièrement dans le domaine économique.

Il compte environ 60 agents répartis dans 6 structures :
• le département Protection Economique (DPE),
• le département Sécurité des Systèmes d’Information (DSSI),
• le département Activités Sensibles et Coordination de la Sûreté Ministérielle (DASCSM),
• le département Planification et Gestion de crise (DPGC),
• le département Protection du Secret (DPS),
• la mission appui de proximité at affaires transverses (MAAT).

Sous l’autorité du Haut fonctionnaire de défense et de sécurité adjoint et de son adjoint, la Mission appui de proximité et affaires transverses (MAAT) accompagne le pilotage du service et fait partie de l’équipe de direction. Elle est composée d’une équipe de 6 collaborateurs (1 cadre de catégorie A, 3 agents de catégorie B et 2 agents de catégorie C), structurée en deux pôles (le secrétariat et le pôle informatique) et pilote les fonctions supports du SHFDS en matière de gestion administrative, suivi budgétaire, ressources humaines, ressources informatiques, communication et synthèse.

Informations importantes à l’attention des candidats :

Seules les candidatures déposées via l’outil dédié PASSERELLES seront étudiées par les recruteurs. En conséquence, les candidatures transmises par courriel ne seront pas traitées.

En tant qu'assistant(e) de direction, vous jouerez un rôle clé dans le bon fonctionnement du service, en assurant les activités de secrétariat sous le pilotage de la cheffe de mission :

- vous assurerez soutenez l’action managériale en assistant la direction dans la gestion des agendas et la planification des rendez-vous stratégiques ;
- vous identifiez les priorités et gérez efficacement les demandes urgentes, en assurant une réactivité optimale ;
- vous coordonnez les activités du secrétariat (administratives, budgétaires, RH), en accompagnant l'assistante en poste ;
- vous répondez à l'ensemble des tâches administratives du secrétariat, en garantissant une fluidité et une efficacité dans le traitement et le suivi des dossiers, des courriers classiques et classifiés, des notes, des emails et des appels ;
- vous assurez le suivi comptable des frais liés aux déplacements et aux astreintes du service ;
- vous organisez les réunions et événements internes et externes, en veillant à l’intendance et au suivi logistique ;
- vous mettez en place des outils de suivi des dossiers et des tableaux de bord pour faciliter la gestion administrative, en garantissant une mise à jour régulière ;
- vous vous assurez du respect des procédures et de l’archivage numérique des documents, en utilisant les outils numériques à disposition (EPARAF, BercyDoc, Dossiel) ;
- vous traitez les publications de textes règlementaires via l'outil SOLON, et effectuez une veille de l'actualité gouvernementale relevant du périmètre des ministères économiques et financiers (publications au Journal Officiel et nominations) ;
Votre rôle au sein du secrétariat sera essentiel pour garantir l'efficacité de ce dernier, notamment au travers d'une bonne communication.

L'habilitation au secret de la défense nationale, niveau « Très secret » requise et délivrée après enquête, ainsi que le respect de la confidentialité des dossiers, sont des critères indispensables à l'exercice des fonctions.

Vous êtes expérimenté(e) en secrétariat de direction et justifiez d’au moins 5 ans d’expérience sur un poste similaire. Organisé(e) et polyvalent(e), vous savez évoluer dans un environnement exigeant. Vous avez une vision claire et méthodique d’un secrétariat bien structuré et optimisé. Vous gérez vos missions de manière autonome tout en rendant compte spontanément et efficacement.

Vous savez anticiper les besoins, prioriser vos tâches, prendre des initiatives et gérer des situations d’urgence. Vous faites preuve de flexibilité en adaptant votre organisation aux priorités du service. Vous interagissez avec de multiples interlocuteurs de tous niveaux avec aisance et diplomatie et avez un excellent esprit d’équipe. Vous êtes parfaitement à l’aise avec les outils bureautiques et numériques et travaillez avec un sens aigu de la confidentialité.

Ce poste s’adresse à un(e) assistant(e) de direction confirmé(e), capable de structurer, d'anticiper et d'optimiser les missions avec autonomie.

Art.L332-2