« Au ministère de l’économie et des finances, mettez votre talent au service d’une économie forte et durable »
Au sein de la sous-direction du fonctionnement des services du Service de
l'Immobilier et de l'Environnement Professionnel du Secrétariat général, le bureau «mobilités et distribution » assure l’ensemble des prestations de transport et distribution pour les services centraux et les cabinets ministériels, ainsi que l’élaboration et le suivi du plan de mobilité de l’administration centrale.
Composé de 98 agents (5A, 32B, 61C) le bureau dispose d’un budget annuel de 2,7 M€ et s’organise autour de 4 pôles :
• un pôle « gestion du parc automobile d’administration centrale » chargé de gérer la flotte de véhicules du Secrétariat général (280 véhicules) et de la mise en oeuvre opérationnelle du plan de mobilité d’administration centrale ;
• un pôle « prestations de transport » chargé d’organiser les prestations de voiturage et de transport de biens et personnes par des conducteurs affectés individuellement, par le pool de conducteurs ou par des prestataires externes (taxi, navette, bus) pour le compte des cabinets ministériels et des directions ;
• un pôle « distribution » chargé du traitement des courriers et des colis des différents sites d’administration central ;
• un pôle « affaires transverses » chargé d’assurer le fonctionnement du bureau dans les domaines de la gestion administrative générale, de la RH de proximité et du suivi comptable et budgétaire.

Le bureau assure aussi la fonction de référent mobilités ministériel.
A ce titre il est l’interlocuteur de la « mission mobilité » de la Direction des achats de l’Etat pour l'application de la circulaire Premier ministre relative à la nouvelle gestion des mobilités pour l’Etat du 13 novembre 2020 et de la délégation Synthèse Coordination et Innovation qui coordonne la démarche "Bercy Vert".

Au sein du pôle « affaires transverses », le(la) gestionnaire administratif(ve) est chargé(e) de contribuer, sous l’autorité de la responsable du pôle, au traitement de tous les sujets RH et de gestion administrative du bureau. A ce titre il(elle) assure les fonctions suivantes :
Gestion des ressources humaines de proximité :
- collecter, suivre et traiter les heures supplémentaires et astreintes des conducteurs en lien avec le bureau appui et moyens (BAM) de SIEP ;
- comptabiliser les titres de restaurant, transférer dans l’application BIMPLI, établir tableau Excel ;
- suivre les congés des conducteurs pour transmission au SRH ;
- assurer le suivi des surveillances médicales des agents (convocations et suivi) en lien avec le BAM ;
- assurer la préparation et le suivi des exercices d’évaluation annuels : préparation des documents préalables à l‘exercice d’évaluation, suivi de l’avancement des comptes-rendus d’entretien professionnel (CREP), etc. ;
- suivre et mettre à jour le tableau de gestion prévisionnelle des emplois, des effectifs et des compétences ; assurer le suivi des départs à la retraite et produire un « reporting » régulier dans ces domaines ;
- suivre et mettre à jour les affectations des conducteurs affectés en cabinet en lien avec le bureau des cabinets ;
- gérer les fournitures de bureau du service ;
- traiter les demandes individuelles d’accès au marché de taxis et suivre les réclamations : prise en charge et traitement de la demande du client, en lien avec le titulaire du marché. Traitement du tableau de facturation mensuelle et envoi des dépenses détaillées aux cabinets ministériels et aux directions ;
- gérer les avis de contravention suite à une infraction routière commise avec un véhicule administratif : enregistrement et suivi des données dans un tableau ad hoc, communication au conducteur responsable, traitement sur le site de l’ANTAI ;
- enregistrer et suivre les remboursements dans le cadre des ordres de missions, en lien avec le bureau prestations de services (BPS) de SIEP ;
- en relation avec les AIP du BAM, demander d’attribution de téléphones portables, suivre la demande en cas de panne des équipements, assurer un rôle de « front office » de proximité pour les agents utilisateurs, suivre des demandes informatiques du bureau ;
- être en appui ou en remplacement, sur période de congés ou autre absence, du gestionnaire comptable, ce qui nécessite une maitrise de CHORUS.
Le(la) titulaire du poste pourra également être amené(e) à conduire des travaux et projets transversaux en lien avec le chef de bureau, son adjointe et les responsables de pôle du bureau.

Le poste requiert une très bonne maîtrise des outils bureautiques (plus particulièrement Excel) nécessaires pour le traitement et le suivi des dossiers.
Il est attendu que le(la) titulaire du poste fasse preuve d’une totale discrétion, curiosité d'esprit, d'initiative et démontre une capacité à travailler en équipe. La rigueur est très attendue.
Les missions du poste pourront évoluer et s'enrichir progressivement en fonction des appétences du(de la) titulaire.

Art. L332-2, 2° du code général de la fonction publique