Sec Gen : secrétaire-assistant(e) du SG Etat major H/F

Détail de l'offre

Informations générales

Référence

2021-4662  

Date de début de publication

03/08/2021

Documents requis pour postuler

CV
lettre de motivation

Directions et Services

Secrétariat général (SG)

Description du poste

Domaine et métier

Relation à l'usager - Secrétaire

Intitulé du poste

Sec Gen : secrétaire-assistant(e) du SG Etat major H/F

Cotation RIFSEEP

Sans objet

Versant

Fonction publique de l'Etat

Catégorie

Catégorie B (profession intermédiaire)

Statut du poste

Vacant

Nature de l'emploi

Emploi ouvert aux titulaires et/ou aux contractuels : art 4/6/6quater/6quinquies - loi n°84-16

Descriptif de l'employeur

Le Secrétariat général (SG) exerce à la fois des missions de pilotage ministériel en matière de modernisation, de dialogue social, de GRH, de gestion des moyens budgétaires et de systèmes d’information, et des fonctions opérationnelles de gestion des services centraux des ministères, dont il assure les fonctions support (RH, logistique, immobilier, informatique, communication).

 La configuration actuelle du Secrétariat général des ministères regroupe, auprès de la secrétaire générale et du secrétaire général adjoint, 5 services, 3 délégations et 1 service à compétence nationale (l’IGPDE) pour un total de près de 2 500 collaborateurs.

 Le poste proposé est placé au sein du secrétariat SG/SGA actuellement composé de deux personnes.

Description du poste

Le/la titulaire du poste exerce les fonctions d'assistant(e) de direction auprès du SG Etat-major :

- accueil physique et téléphonique des différents interlocuteurs internes et externes ;

- gestion du planning, de l'agenda électronique et veille des sollicitations urgentes ;

- organisation de réunions et d’entretiens et préparation des dossiers associés, notamment pour la participation à des instances diverses ;

- saisie de documents administratifs divers (notes, etc.) dans l’application Dossiel et suivi ;

- gestion du courrier arrivée/départ, diffusion du courrier et archivage, en s’appuyant sur les outils numériques (applications Dossiel et Elise).

- tenue régulière des supports de travail du cabinet et du secrétariat (tableaux de bord, procédures...) ;

Il/elle travaillera en complémentarité avec les deux secrétaires placées auprès de la secrétaire générale et du secrétaire général adjoint, sous la responsabilité de la directrice de cabinet, afin notamment d’assurer la continuité de service auprès de la SG et du SGA.

Conditions d'exercice particulières

Permanence le soir en alternance.

Habilitation secret défense / respect de la confidentialité des dossiers.

Description du profil recherché

Principales activités :
- coordination,
- gestion de procédures,
- contrôle, vérification,
- saisie informatique (Word, Excel, Outlook, Powerpoint)
- information, accueil,
- classement, archivage.

Relations fonctionnelles avec :
- les autres services de la direction,
- les agents du ministère,
- les autres directions,
- les cabinets ministériels,
- d'autres ministères.

Compétences complémentaires souhaitées :
- organisation de visio-conférences,
- techniques d'accueil physique et téléphonique.

Temps Plein

Oui

Compétences candidat

Compétences

  • CONNAISSANCES - Bureautique et outils collaboratifs
  • CONNAISSANCES - Environnement administratif, institutionnel et politique
  • SAVOIR-FAIRE - Accueillir une personne, un groupe, du public
  • SAVOIR-FAIRE - Travailler en équipe
  • SAVOIR-ÊTRE - Aisance relationnelle
  • SAVOIR-ETRE - Esprit d'initiative
  • SAVOIR-ÊTRE - Être rigoureux
  • SAVOIR-ÊTRE - Maîtrise de soi
  • SAVOIR-ÊTRE - Sens de l'organisation

Localisation du poste

Localisation du poste

France, Ile-de-France, Paris (75)

Lieu d'affectation

Bâtiment Colbert - 139, rue de Bercy - 75012 Paris

Renseignements et contact - Note : les candidatures se font obligatoirement depuis l'application

Date de vacance de l'emploi

15/09/2021

Personne ou service à contacter pour obtenir plus d'informations sur l'offre

Adresser un mèl à : mrc.sg@finances.gouv.fr