« Au ministère de l’économie et des finances, mettez votre talent au service d’une économie forte et durable » .
Le bureau des prestations de services (BPS) du Secrétariat général (Service de l'immobilier et de l'environnement professionnel / Sous-direction du Fonctionnement des Services) comprend six pôles d'activité, dont un pôle en charge d’affaires transverses, qui participent au fonctionnement des services centraux et des cabinets ministériels.
A ce titre, il assure le fonctionnement de l’Hôtel des ministres, du restaurant de direction Le Cercle, des prestations d'accueil ministériel, des prestations d'impression et de numérisation et des frais professionnels. Dans le cadre de la coopération avec les instances internationales, le bureau a également en charge les prestations linguistiques liées aux dossiers internationaux (travaux de traduction et d'interprétation).
Le pôle «Hôtel des ministres-réceptions», composé de 57 agents fonctionnaires et contractuels, comprend deux entités : l’Hôtel des ministres et le Cercle.

Au sein du pôle Hôtel des ministres-réceptions (57 agents), sous la direction de l’intendant et de son adjoint, et sous la supervision d'une gestionnaire en charge de la cohérence des données, la / le gestionnaire participe à l’organisation et au bon fonctionnement du service de restauration dédié aux cabinets ministériels et aux ayants-droits du restaurant de direction « Le Cercle ».
Dans un environnement exigeant, marqué par des contraintes protocolaires et un périmètre ministériel conséquent, il/elle assure, en binôme avec un(e) gestionnaire, la coordination administrative indispensable entre les cabinets ministériels et les équipes opérationnelles (cuisine et service).

Missions principales :

1. Interface avec les cabinets ministériels:
-Assurer le rôle de point d’entrée et gérer les demandes de restauration des cabinets ministériels
-Conseiller et orienter les demandeurs en fonction des contraintes logistiques et des disponibilités

2. Gestion des réservations, planification et coordination:
-Enregistrer les demandes de réservation des espaces de réception
-Élaborer le planning hebdomadaire des différentes prestations
-Mettre à jour en continu ce planning en fonction des modifications
-Assurer une transmission fluide et réactive des informations

3. Communication interne:
-Informer en temps réel le chef des cuisines et ses adjoints, ainsi que les maîtres d’hôtel, de toute évolution d’activité
-Veiller à la coordination entre les équipes administratives et opérationnelles

4. Gestion administrative:
-Saisir les données liées à la volumétrie des prestations, sur un tableur Excel et sur un logiciel de caisse de restaurant
-Établir les devis relatifs aux prestations demandées, sur la base d'une grille tarifaire
-Établir des bons de commande destinés aux prestataires externes (traiteurs, société d'intérim, fleuriste).

Enquête administrative préalable.

Horaires variables (badgeage) du lundi au vendredi.
Des permanences peuvent intervenir pendant la pause méridienne, en alternance avec un autre gestionnaire.

Excellentes capacités d’organisation et de gestion des priorités
Réactivité et adaptabilité
Discrétion et sens de la confidentialité
Capacité à travailler en équipe dans un environnement exigeant
Maîtrise des outils bureautiques standard
Rigueur et sens du détail

Un intérêt pour l’hôtellerie-restauration serait un plus.

Art. L332-2, 2° du code général de la fonction publique