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Le Bureau des Cabinets (BDC) est un service administratif autonome qui apporte son
concours aux cabinets des ministères économiques et financiers et assure en leur
nom un rôle de coordination et d'interface avec les directions et services (gestion RH
des collaborateurs de cabinets, gestion du courrier adressé aux Ministres, etc.).

Les agents du BDC doivent s'adapter aux contraintes particulières des cabinets
ministériels, ce qui suppose une forte réactivité et une grande disponibilité dans
l'exercice de leurs fonctions.

Le secteur CMin1 "Orientation des courriers" est un des secteurs gestionnaires des courriers adressés aux Ministres et à leurs collaborateurs, par des entreprises, des particuliers, des parlementaires, des élus, des syndicats et des personnalités.
Il est composé d'un responsable de secteur (A), d'une adjointe au responsable (B) et de 6 agents.

Ce secteur prend en charge, via l'application métier "Elise" et conformément au protocole élaboré par les cabinets ministériels, la réception, le tri, l'ouverture, l'enregistrement et l'orientation des courriers adressés aux cabinets. Les correspondances sont reçues sous forme papier ou numérique.

Au sein du secteur CMin1, le gestionnaire administratif est en charge de :
- ouvrir et trier les courriers et mails reçus pour les cabinets dans la journée,
- analyser les correspondances (sous format papier ou numérique) afin de :
* identifier précisément leur nature, leur urgence et leur sensibilité,
* déterminer les interlocuteurs appropriés au sein des cabinets ou des directions, en s'appuyant sur les schémas de circulation validés par les chefs de cabinet.
- dénombrer les courriers traités fonction de leur nature et leur destinataire.
- scanner et enregistrer dans l'application métier les correspondances ainsi analysées et s'assure de leur bonne traçabilité :
* pertinence des informations enregistrées (afin de faciliter les recherches ultérieures) ;
* orientation vers l'interlocuteur qualifié au sein des cabinets ministériels ou des directions, en s'assurant du respect des circuits de validation.
- renseigner éventuellement les intervenants qui sollicitent le secteur sur la bonne réception de leur courrier.
- Préparer les pochettes de courriers thématiques à destination des ministres et de leurs collaborateurs,
- Identifier et recenser les courriers pour lesquels un protocole de suivi a été mis en place,
- Préparer avec l'ensemble du secteur les opérations d'archivage.

Les secteurs de la correspondance sont susceptibles de connaître des évolutions d'organisation et de fonctionnement, tant en ce qui concerne leurs attributions respectives (en fonction de la structure du Gouvernement) que les méthodes de travail (dématérialisation du traitement du courrier).
Ce secteur connaît des pics saisonniers, notamment fin décembre et lors de remaniements ministériels.

Le/La candidat(e) doit disposer d'une bonne expression écrite et orale.
Le/La candidat(e) doit être capable de hiérarchiser et d’organiser ses tâches.
Il faut également qu’il/elle soit doté(e) d’un bon relationnel et posséder le sens de la
confidentialité.
Une aisance dans l'utilisation des outils bureautiques (word, excel) est appréciée.

Article 332-2-2 de la fonction publique