Contexte

L'Institut régional d'administration de Lille est l'un des cinq instituts chargés d'assurer la formation initiale des attachés de la fonction publique de l'Etat. Il contribue également à la formation professionnelle tout au long de la vie des agents publics français ou étrangers. Il participe à l'organisation des concours d'accès aux IRA et à la mise en oeuvre des préparations à ces concours. Il met également en œuvre des dispositifs d'accompagnement des transitions professionnelles.
Il participe aux relations partenariales et de coopération européenne et internationale dans le domaine de l'administration publique.
Sous la tutelle de la direction générale de l'administration et de la fonction Publique (DGAFP), l'IRA de Lille est un établissement public administratif composé de 33 agents, sous l’autorité d’une directrice avec cinq services : la direction de la formation initiale, la direction de la formation continue, la communication et les partenariats, le service informatique et le secrétariat général. En 2025, l’IRA de Lille aura à gérer deux sites de formation l’un à Lille et un site pilote à Nanterre, installé sur le campus de l’université de Paris Nanterre.

Environnement du poste

Le secrétariat général, qui a un panel varié de domaines administratifs, budgétaires, financiers, juridiques, ressources humaines (dont la paie des élèves, des agents et des formateurs), la mission concours de recrutements des élèves attachés, est composé d’une équipe de 12 collaborateurs sous la direction de la secrétaire générale, répartie sur le site de Lille (services centraux) et le site de Nanterre.
La secrétaire générale se déplacera régulièrement sur le site de Nanterre.

1) Gestion administrative courante

- Recevoir, orienter et informer les usagers du site de Nanterre (accueil physique de second niveau en lien avec l’accueil général, accueil téléphonique et mail)
- Traiter et suivre des demandes administratives internes et externes
- Tenir des agendas et organiser les réunions (déplacements de la directrice et des chefs de services centraux sur le site de Nanterre)
- Rédiger les comptes-rendus de réunions
- Archiver et mettre à jour les documents administratifs (intervenants / élèves) en lien avec les acteurs concernés des services centraux (gestionnaire administrative élèves, gestionnaires financières, agent comptable) selon la nature des documents
- Elaborer différentes bases de données (institutions locales, prestataires)
- Suivre les différents contrats spécifiques et les services faits des interventions sur le site de Nanterre
- Suivre les différentes conventions partenariales avec des institutions
- Assurer le relais de tous les documents financiers vers le service financier site de Lille
- Apporter son soutien dans la gestion administrative des élèves notamment dans les opérations de rentrée et de sortie des promotions

2) Gestion des frais de déplacements

- Recueillir, instruire les demandes de frais de déplacement dans les délais prescrits, des intervenants et des élèves dans le cadre de leurs missions et de leurs formations, conformément à la réglementation en vigueur et aux procédures (service fait, instruction, visa de l’adjoint, liquidation, transmission à l’agent comptable pour mise en paiement, dématérialisation des documents)
- Remplir le tableau de bord prévu et partagé avec les services pour un suivi précis des dépenses de déplacements.
- Elle recueille, classe et vérifie les abonnements domicile travail transmis par les élèves du site de Nanterre en étroite collaboration avec les gestionnaires financières

3) Gestion et suivi des événements, temps forts sur le site de Nanterre

- Préparer logistiquement en lien avec l’assistant logistique et les services concernés les différents évènements organisés sur le site de Nanterre (rentrée des élèves, regroupement de la promotion sur le site de Nanterre, déplacements de la direction ou des équipes du site de Lille vers Nanterre, réunions de partenaires)
- Identifier les besoins en termes d’espaces, identifier les prestataires locaux pour répondre aux besoins (transport, restauration, hébergement)
- Faire des devis et transmettre aux services centraux pour établissement des bons de commande
- Elaboration de tableaux de bord partagés pour les suivis spécifiques site de Nanterre
- Assurer la continuité de service en l’absence de l’assistant logistique

4) Participer au contrôle interne comptable et financier

- Participer à l’élaboration ou à l’actualisation de procédures
- Veiller à l’application harmonisée des procédures

Le cas échéant, il ou elle sera amenée(e) à effectuer d’autres activités sont le contenu

Activité soumise à des fluctuations de rythme de travail importantes (pics d’activité en période de paie, la rentrée et sortie des élèves…)

- Des déplacements ponctuels sur le site de Lille

- Organisation du temps de travail : temps complet (37h30), 1 jour mobile de télétravail par semaine, possibilité de moduler les horaires journaliers (plages fixes et plages mobiles)

- L’IRA développe un plan de formation ambitieux pour ses agents

- Le personnel de l’IRA est rattaché au ministère des finances en ce qui concerne notamment le régime indemnitaire et le complément indemnitaire annuel pour les fonctionnaires

- Participation employeur à la complémentaire santé et aux frais de transport domicile-travail

- Association du personnel

- Parking privé au sein de l’Université de Paris Nanterre (voiture et vélo)

Connaissances : Environnement administratif, institutionnel / Droit, réglementation / Connaissance du décret et des procédures GBCP / Réglementation des frais de déplacement dans la fonction publique d'Etat / Hygiène, sécurité et conditions de travail / Achats et marchés publics

Savoir-Faire : Savoir planifier et organiser sa charge de travail / Savoir effectuer une recherche réglementaire ou documentaire / Utiliser et produire des restitutions d'information / Appliquer des procédures et des régles administratives / Appliquer les règles de traçabilité / Qualités rédactionnelles : niveau maîtrise / Bureautique : maîtrise de Word et Excel, Adobe, messagerie)

Savoir-Etre : Savoir s’adapter et se positionner dans son environnement / Savoir inscrire son travail dans une organisation collective en bi-site / Adaptabilité accrue notamment acceptation des évolutions organisationnelles / Travail en autonomie, en rendant compte de manière formalisée / Avoir le sens de l’initiative / Savoir analyser et synthétiser / Savoir écouter / Faire preuve de capacités relationnelles et de communication / Savoir gérer des échéances / Savoir travailler en équipe et en mode projet / Goût pour exercer dans une école de formation

Autorisation de recrutement par la DGAFP