DGDDI (DG-COM) - Secrétaire (cat B ou C) H/F

Détail de l'offre

Informations générales

Référence

2020-2854  

Date de début de publication

02/10/2020

Date limite d'envoi des candidatures

13/11/2020

Documents requis pour postuler

CV + lettre de motivation.
Pour les fonctionnaires: joindre également les 3 derniers comptes rendus d'entretien professionnel
Pour les candidats contractuels : joindre également le diplôme le plus élevé en rapport avec les fonctions.

Directions et Services

Direction générale des douanes et droits indirects (DGDDI)

Description du poste

Domaine fonctionnel et emploi

Administration générale - Secrétaire-assistante/assistant

Intitulé du poste

DGDDI (DG-COM) - Secrétaire (cat B ou C) H/F

Cotation RIFSEEP

Sans objet

Versant

Fonction publique de l'Etat

Catégorie

B

Statut du poste

Vacant

Nature de l'emploi

Emploi ouvert aux titulaires et/ou aux contractuels : art 4/6/6quater/6quinquies - loi n°84-16

Descriptif de l'employeur

Direction Générale des Douanes et Droits Indirects

Bureau de la communication
11, Rue des deux communes
93 558 MONTREUIL

 

Ligne 1 "Bérault" / RER A "Vincennes"

 

Le Bureau de la Communication (COM) définit, propose et met en œuvre la communication interne et externe de la douane française. Le bureau de la communication, directement rattaché à la directrice générale des douanes et droits indirects, est organisé autour des quatre sections suivantes comptant une trentaine d'agents.

Descriptif de l'employeur (suite)

- la section en charge de la stratégie médias et relations presse : gestion des médias,actions de valorisation de la douane dans la presse audiovisuelle et écrite, organisation de points presse, conférence de presse et rédaction et diffusion des communiqués des presse

- la section en charge de l’événementiel : pilotage et organisation des événements et actions de promotion de l'activité et des missions de la douane en interne comme en externe ;


- la section en charge des publications et campagnes d'information : rédaction et élaboration des publications internes, externes, documents et brochures d'informations pour les particuliers ou les professionnels, élaboration de visuels, infographies et gestion des campagnes de communication.


- la section en charge du numérique et relations usagers : animation du site internet de la douane et des médias sociaux, création et maintenance du site Intranet de la douane, gestion des contenus sur tous les supports et vecteurs numérisés et réalisation de photographies et vidéos, gestion des relations avec les usagers et des démarches qualité de la DGDDI.

Bien communiquer nécessite une alliance constante entre hauteur de vue et sans du détail.
Nous vous proposons de grandir au sein d’une équipe soucieuse d’innover et de se dépasser.
Flexibilité et esprit d’équipe sont nos alliés du quotidien.

Description du poste

Administratif et vie du bureau :
• accueil physique et téléphonique (information de premier niveau et orientation vers les bons interlocuteurs)
• réception et enregistrement du courrier et des colis & cotation du courrier
• réservation de salles de réunion
• gestion des fournitures de bureau, commande des cartes de visite, bon de travaux mobiliers, etc (en relation avec le service des achats)
• tenue de l'agenda et préparation des dossiers du chef de bureau (réunions, événements, etc)
• organisation de réunions pour le chef de bureau, les adjoints (bilatérales, etc)
• relations avec le SG pour l'organisation d'événements (transport, mobilier salons, mise en place de tables, etc)
• gestion de la messagerie électronique du bureau COM (notamment envoi des publications internes et gestion des listes de diffusion)
• établissement des ordres de missions pour 25 agents dont une partie très mobile (reportage sur le terrain pour douane info ou douane mag, présence sur les salons pro, reportage photo, déplacement presse type Brexit, etc)
& soutien logistique (recherche hôtels, mode de transports adéquat, etc)
• mise à jour des fichiers contacts relatifs au liste de diffusion du bureau com’


Ressources humaines :
◦ gestion du logiciel eTemptation (régime horaires et congés des 25 agents)
◦ gestion administrative de la campagne CET
◦ suivi et prise en charge administrative de certains recrutements (apprentis, auxiliaires, stagiaires, etc)
◦ mise à jour du calendrier prévisionnel des congés des 25 agents
◦gestion des dossiers personnels (formations, arrêts maladie, etc) des 25 agents


Comptabilité :
◦ réalisation des expressions de besoins en lien avec le gestionnaire administratif et financier du bureau et le service compétent (FIN)
◦ gestion administrative des abonnements presse (en lien avec la cellule presse)
◦ suivi comptable des achats courants du bureau COM pour chaque section en lien avec le gestionnaire administratif et financier du bureau et le service compétent (FIN)

Conditions d'exercice particulières

Le/la secrétaire peut être amené(e) de manière ponctuelle à accompagner les sections du bureau sur des missions transverses.

 

Description du profil recherché

Ce poste est offert aux candidat(e)s de catégorie B ou C.

Profil :
• Il/elle doit avoir une bonne aisance rédactionnelle et une excellente orthographe
• Il/elle est rigoureux/se, organisé(e) et sait prioriser
• Il/elle à une appétence pour le travail en équipe et la transversalité
• Il/elle possède un excellent sens du relationnel
• Il/elle est réactif/ve, sait anticipé(e) et remonter les informations en temps réel
• Il/elle possède le sens de la discrétion et du respect du secret professionnel
• Il/elle maîtrise les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)

Compétences candidat

Compétences

  • CONNAISSANCES - Bureautique et outils collaboratifs
  • CONNAISSANCES - Environnement administratif, institutionnel et politique
  • SAVOIR-FAIRE - Rédiger
  • SAVOIR-FAIRE - Travailler en équipe
  • SAVOIR-ÊTRE - Aisance relationnelle
  • SAVOIR-ETRE - Esprit d'initiative
  • SAVOIR-ÊTRE - Être rigoureux
  • SAVOIR-ÊTRE - Faire preuve de discrétion
  • SAVOIR-ÊTRE - Réactivité

Localisation du poste

Localisation du poste

France, Ile-de-France, Seine Saint-Denis (93)

Lieu d'affectation

Montreuil

Renseignements et contact - Note : les candidatures se font obligatoirement depuis l'application

Date de vacance de l'emploi

01/12/2020

Personne ou service à contacter pour obtenir plus d'informations sur l'offre

Mme Smaniotto Cheffe du bureau COM 01 57 53 47 03