La Direction des achats de l’État (DAE) est une direction d’administration centrale des Ministères économiques et financiers.

Elle définit les orientations et anime la politique des achats de l’État et de ses établissements publics, s’assure de sa mise en œuvre et s’attache à en développer la performance.

En collaboration avec les ministères, les établissements publics de l’État et les préfectures de région (plateformes régionales des achats placées au sein des SGAR), elle élabore des stratégies interministérielles d’achat, consolide la programmation des achats de l’État et suit les indicateurs de performance.

Elle passe des marchés interministériels et en assure l'exécution ou les confie par mandat à d’autres ministères ou à l’UGAP et favorise les actions de mutualisation des achats.

Elle prépare, pilote et met en œuvre les orientations stratégiques des achats de l'État en matière d'achats responsables (notamment en matière environnementale) et accompagne leur déclinaison opérationnelle auprès des ministères et de leurs EP, en application des orientations gouvernementales, notamment en matière de planification écologique. La DAE s’est vu attribuer en 2024 le label « Relations fournisseurs et achats responsables ».

De même, la DAE pilote les actions visant à faciliter l’accès des PME à la commande publique, à faire des achats de l'État un vecteur de diffusion de l’innovation, et plus largement à optimiser l’impact économique de la commande publique.

Elle assure la professionnalisation de la filière achat et pilote le système d’information achat de l’État en veillant à la simplification et la dématérialisation des processus.

Forte d’une centaine d’agents, la DAE est en relation étroite avec d’autres directions du ministère de l’économie et des finances (direction des affaires juridiques, direction du budget, direction de l’immobilier de l’État, direction générale des entreprises, etc.), avec les secrétariats généraux des
ministères, les préfectures de région et les directions achat des établissements publics de l’État.

Elle s'est dotée d'une charte de déontologie accessible via le lien suivant : https://www.economie.gouv.fr/files/files/directions_services/dae/doc/Charte_d%C3%A9ontologie_DAE_10_2023.pdf?v=1699978300.

Sous l'autorité de la cheffe du bureau des ressources humaines, le(la) titulaire du poste assure, dans le cadre d'un binôme avec une deuxième assistante, l'assistance et le secrétariat du directeur et de l'équipe de direction.

Le rôle de l'assistant(e) est primordial dans la bonne marche du service en assurant l'accueil des interlocuteurs de la direction, le suivi des procédures ainsi que dans l'archivage des documents qui doivent être tracés et facilement consultables.

Les principales activités sont :

• Assurer l'accueil physique et téléphonique et par courriel

- Accueil téléphonique de la direction (filtrage des appels, renseignements, …) et accueil physique (orientation des visiteurs).

• Fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes

- Gestion du courrier (arrivée et départ - processus de signatures);

- Diffusion et envois réguliers de documents, dans un contexte interministériel, public et privé;

• Gérer la planification collective, les agendas, les déplacements et l'organisation des réunions de service

- Gestion du plan de charge et de l'agenda du directeur et des membres du comité de direction, avec la prise de nombreux rendez-vous avec des interlocuteurs variés : responsables de haut niveau, représentants de  diverses administrations, fournisseurs et prestataires privés;

- Assistance à la préparation des réunions (constitution de dossiers, réservation de télé ou visio conférences, réservation de salles dans RESA et des salles de réunion privatives DAE);

- Établissement des fiches d'ordre de mission du directeur et des agents, suivi des frais de mission dans chorus DT.

• Mettre en forme et valoriser des supports écrits
  

- Saisie et mise en forme de documents dans les outils : Solon ; Réponse ; Raquam ; Elise et réponses par messagerie aux questions parlementaires);

- Mise à jour de l’annuaire et de l’organigramme.

• Traiter, classer et archiver des dossiers ponctuels 
  

- Gestion et suivi des notes de la direction;

- Aide à l'organisation du travail de l'équipe d'encadrement;

- Classement et archivage : organiser un plan de classement et assurer le classement 1er niveau (revues, courrier) du directeur et de l'équipe de direction;

- Centralisation d’informations et de documentations.

- Recherches documentaires : recherche d'informations sur internet, intranet, revues de presse etc;

- Gestion du fonds documentaire : création, actualisation, classement;

- Suivi de la dotation globale de fonctionnement (DGF);

• Prendre en charge des aspects logistiques et des moyens matériels du service

- Gestion des ressources matérielles (fournitures, téléphonie ; signalétique ; mobilier ; aménagement des locaux);

- Commande de fournitures via les cartes d’achats (N1 : fournitures de bureau et N3 : achats de proximité);

Le périmètre des missions confiées est varié et susceptible d’évoluer en fonction de l'actualité de la direction.

Télétravail ponctuel possible dans le cadre d'une permanence sur site organisée en binôme.

Les candidatures sont soumises à l'Article L124-7 du CGFP (appréciation de la compatibilité de l'activité privée exercée avec les fonctions envisagées).

Expérimenté(e), le(la) candidat(e) doit posséder une réelle expérience dans le domaine de l'assistance de direction.

Compte tenu de la sensibilité des informations traitées, le poste requiert un sens aigu de la confidentialité et de la loyauté.

 Autres compétences requises :

Savoirs :

- Connaissance du fonctionnement et des missions des services et environnement administratif

- Techniques de rédaction (courriels, notes de couverture, rapports)

- Applications bureautiques (word, excel, powerpoint)

Savoir-faire :

- Organiser et assurer la logistique de réunions

- Hiérarchiser les priorités et les rendez-vous

Savoir-être :

- Rigueur/sens de l'organisation/fiabilité

- Sens aigu de la confidentialité

- Sens des relations humaines et de l'accueil

- Sens de l'initiative

Emploi ouvert aux titulaires et contractuels - article L332-2 du CGFP