L'institut régional d'administration (IRA) de Nantes est une école de service public qui recrute et qui forme les cadres et agents de la fonction publique d'Etat. L'IRA exerce les missions principales suivantes : formation initiale des attachés d'administration de l'Etat (cadres à vocation interministérielle), formation professionnelle tout au long de la vie des fonctionnaires, mise en œuvre des concours d'entrée à l'IRA de Nantes, préparation au concours (dont le dispositif d'égalité des chances "Prépa Talents"), accompagnement des parcours et des reconversions professionnelles des agents de l'Etat.
L'ambition de l'IRA est de former les cadres et agents de l'administration d'aujourd'hui et de demain, en pleine adéquation avec les besoins des services et les attentes des citoyens et de la société, et en capacité de contribuer à la transformation de l'action publique.
L'IRA est un établissement public administratif dont la tutelle est exercée par la direction générale de l'administration et de la fonction public (DGAFP). Il est dirigé par une directrice, assisté d'un conseil d'administration. Il est composé d'un secrétariat général en charge des questions administratives, financières et budgétaires, d'une direction de la formation initiale en charge du concours et de la formation initiale des attachés, d'une direction de la formation continue, d'un pôle attractivité et innovation, et d'un chargé de mission en charge des systèmes d'information.

L'IRA comprend 24 personnels permanents et fait intervenir plus de 150 formateurs occasionnels. Il accueille chaque année une promotion de 200 élèves-attachés ainsi que près de 2000 stagiaires en formation continue. Il dispose d'un budget de 10 millions d'euros environ.

Le périmètre d'intervention de l'IRA concerne l'ensemble du territoire du Grand Ouest (Pays de la Loire, Bretagne, Nouvelle-Aquitaine), sur lequel il développe des partenariats avec les acteurs locaux : administrations de l'Etat, établissements d'enseignement, collectivités, services de l'emploi, etc.

Il travaille en forte coordination avec les 4 autres IRA implantés à Bastia, Lille, Lyon et Metz.

Le ou la personne chargé.e de l'accueil et de l'appui administratif est un agent rattaché au secrétariat général de l'IRA, qui travaille pour le secrétariat général et la direction, ainsi que de manière transverse pour l'ensemble des services.
Il ou elle travaille en binôme avec l'assistante de direction, dans un souci de continuité de service et de polyvalence.
Il ou elle assure notamment les missions suivantes:
Accueil:
- Accueil physique des publics de l'IRA (élèves, stagiaires, intervenants, partenaires....) le matin de 8h15 à 9h45
- Accueil téléphonique de l'IRA
- gestion de la messagerie "accueil" et du courrier
- Vérification de la bonne mise en place des salles de formation
- gestion des éventuels dysfonctionnements en lien avec le responsable logistique
Appui au pôle paye/comptabilité/RH du secrétariat général :
- Gérer les frais de mission des élèves, intervenants et agents de l'IRA, de la demande de remboursement à la liquidation
- Appui administratif à la gestionnaire paye (vérification des pièces constitutives des dossiers, etc.)
Appui transverse aux services:
- Contribuer à l'organisation de tout évènement au sein de l'institut (journée portes ouvertes, organisation des oraux de concours, rentrées des différentes classes ou promotions, conférences, réunions partenariales, etc.
- Appui à la direction de la formation initiale concernant l'organisation des stages, des épreuves, et des auditions de la Classe Prépa Talents
- Rôle de référent.e pour les archives (numériques et papier) auprès de l'ensemble des services
Binôme avec l'assistante de direction :
- Intérim de l'assistante de direction;
- Appui à l'organisation des séances du conseil d'administration, en lien avec le secrétariat général, le cas échéant;
- Appui à l'organisation des élections des représentants des élèves-attachés aux différentes instances, le cas échéant;
- Appui à l'organisation du concours, le cas échéant;

Ces missions pourraient être reprécisées dans le cadre de la réorganisation en cours.

Agent.e expérimenté.e en matière d'appui administratif
Agent.e ayant une connaissance de l'environnement administratif
Agent ayant le sens du relationnel et le goût du travail en équipe

Art L 332-2