L'Ecole nationale supérieure des Mines de Paris est une des plus prestigieuses écoles d'ingénieurs en France et la première école par son volume de recherche orientée vers l'industrie.

L'école des Mines de Paris forme des ingénieurs généralistes via une expérience pédagogique innovante et pluridisciplinaire, dans laquelle sciences de l'ingénieur et sciences humaines et sociales sont étroitement liées.

Cette double culture est renforcée encore par son appartenance à l'Université PSL, qui se positionne dans le top 50 des classements internationaux, et qui constitue une véritable opportunité d'enrichissement des parcours.

Mines Paris est un établissement public à caractère scientifique, culturel et
professionnel (EPSCP), placé sous la tutelle du ministère de l'économie, des finances et de la souveraineté industrielle et numérique.

Le site de Mines Paris à Evry (Délégation d’Evry) correspond à l’une des cinq implantations de l’Ecole. Il rassemble près de 200 collaborateurs et étudiants.

La délégation d'Evry héberge un centre de recherche, le Centre des Matériaux.

Le Centre des Matériaux est classé Zone à Régime Restrictif (ZRR) ce qui
implique un contrôle poussé de l’accès sur le site.

Votre challenge et vos missions :

Vous assurerez la gestion administrative de la délégation. Vous aurez également en charge l'accueil et la gestion des voyages et des missions.

Gestion administrative :
- Assister la déléguée sur l’ensemble des sujets liés à la vie du site (évènementiel, communication, …) ;
- Participer à la mise à jour de la page web et intranet;
- Assurer le secrétariat de la commission locale Hygiène et sécurité;
- Appliquer la politique voyage et accompagner les bénéficiaires ;
- Réserver les billets de train, avion, les hôtels ;
- Gérer et suivre la facturation ;
- Contrôler et saisir les notes de frais dans les tableaux dédiés ;
- Assurer la relance des factures impayées ;
- Tenir à jour les tableaux de suivi des dépenses.

Accueil du site (uniquement en absence de l’assistante administrative de l’accueil)
- Accueillir le public
- Assurer l’accueil téléphonique et physique ;
- Orienter l’ensemble des publics internes/externes du Centre ;
- Réceptionner les colis/courriers;
- Gérer les badges/clés.

Contrat CDD : 12 mois

Temps partiel : 27h hebdomadaire

Lors des remplacements à l’accueil, les horaires sont :

- 8h30-12h15/13h30-17h15, du lundi au jeudi et 16h45 le vendredi.

Parlons de vous !...

Vous souhaitez évoluer dans un environnement stimulant comme la recherche, vous avez une expérience significative dans la gestion administrative, la gestion des déplacements et l'accueil, notre offre est pour vous.

Diplômé d'un Bac +2 assistant.e manager ou gestion de la PME, vous avez impérativement une expérience en gestion administrative.

Pour ce poste, les principales compétences recherchées sont :

Savoirs et savoir-faire :
- Connaissance de l'environnement de l'enseignement supérieur et la recherche serait appréciée mais pas indispensable
- Qualité rédactionnelle
- Aisance en communication écrite et orale
- Maîtrise des outils bureautiques (Office 360°)

Savoir-être :
- Autonome, rigoureux.se et organisé.e;
- Réactivité et initiative;
- Sens du travail en équipe et du service
- Qualité relationnelle

…Et de nous ! Travailler à Mines Paris, c’est aussi :

• Rejoindre une institution prestigieuse et chargée d’histoire
• Être acteur de la transition vers la neutralité carbone pour faire face à l’urgence climatique et de la transition numérique
• Appartenir à un établissement du groupe PSL, 41ème université au classement mondial (source : classement Shangaï 2023)
• Participation au transport à hauteur de 75%
• Jusqu’à 47 jours de congés
• Tickets restaurant

Art. L332-2, 2° à utiliser lorsque les besoins du service le justifient