Le Bureau des cabinets (BC) est un service administratif autonome qui apporte son concours aux cabinets des ministères économiques et financiers et assure en leur nom un rôle de coordination et d'interface avec les directions et services (gestion RH des collaborateurs de cabinets, gestion du courrier adressé aux Ministres, etc.).

Les agents du BDC doivent s'adapter aux contraintes particulières des cabinets ministériels, ce qui suppose une forte réactivité et une grande disponibilité dans l'exercice de leurs fonctions.

Au sein des secteurs de la correspondance, des pôles spécialisés par portefeuilles ministériels assurent la gestion de l'ensemble des courriers émanant des particuliers, des parlementaires, des élus, des syndicats, des personnalités qui sont adressés aux Ministres, aux secrétaires d’État et à leurs collaborateurs.

Le secteur de la correspondance CMIN 2, est actuellement composé de 19 agents et d’une responsable de secteur.

Il est spécialisé dans la correspondance du ministre de la Transformation et de la Fonction publiques, du ministre délégué chargé des comptes publics ainsi que de la ministre déléguée chargée des PME, du Commerce, de l’Artisanat et du Tourisme.

En sa qualité d’adjoint(e), l’agent animera l’équipe de rédacteur en collaboration avec la responsable de secteur qu’il remplacera lors de ses absences en assurant l’intérim, pour les missions et activités suivantes :

- Suivi des tableaux de bord mis en place pour le suivi de l’activité du secteur ;
- Réponse aux questions posées par les cabinets et/ou les directions dont le secteur assure le suivi des dossiers ;
- Étude des consignes formulées par les cabinets ministériels ;
- Prise en charge des demandes formulées par les cabinets et notamment des publipostages ;
- Veille à la qualité de la relecture et à la mise en forme des courriers avant transmission aux cabinets ;
- Réception/attribution des courriers aux rédacteurs via l’application spécifique métier « Elise » et suivi de la procédure de visa et de signature en liaison avec les cabinets ;
- Saisine des directions compétentes pour projet de réponse sur le fond de la demande et relances éventuelles ;
- Mise en forme des projets de réponse ou des réponses-types en fonction du protocole de chacun des ministres ;
- Réorientation de l’intervention le cas échéant ;
- Expédition des courriers ;
- Classement et archivage ;
- Référent « Elise » en charge notamment des formations des collaborateurs et des assistants en cabinets.

Les secteurs de la correspondance du Bureau des cabinets sont susceptibles de connaître des évolutions d'organisation et de fonctionnement, tant en ce qui concerne leurs attributions respectives (en fonction de la structure du Gouvernement ou pour faire face à un déséquilibre ponctuel de la charge de travail de l'un ou l'autre des
secteurs) qu’en ce qui concerne les méthodes de travail (évolution progressive vers la dématérialisation du traitement du courrier).

- Pics d'activité lors des remaniements ministériels ;
- Pics saisonniers ;
- Permanences jusqu’à 18 heures.

Le ou la titulaire doit maîtriser les règles de syntaxe, de grammaire et d'orthographe, et avoir une bonne connaissance des outils bureautiques.

En outre, il ou elle doit être capable de hiérarchiser et d'organiser ses tâches afin de respecter les délais.

De plus, le ou la candidat(e) doit avoir des appétences au management et au contrôle.

Pour de plus amples informations :
Madame Monique MALLEGOL (responsable de secteur) – 01 53 18 48 96
Monsieur Frédérick ROSMADE (responsable RH) – 01 53 18 40 87