Informations générales
Référence
2020-2112
Date de début de publication
22/12/2020
Date limite d'envoi des candidatures
31/03/2021
Documents requis pour postuler
- lettre de motivation
- curriculum vitae
Directions et Services
Bureau des cabinets (BC)
Description du poste
Domaine fonctionnel et emploi
Administration générale - Secrétaire-assistante/assistant
Intitulé du poste
Secrétaire / Assistant(e) en cabinet H/F
Cotation RIFSEEP
Cotation 1
Versant
Fonction publique de l'Etat
Catégorie
C
Statut du poste
Susceptible d'être vacant
Nature de l'emploi
Emploi ouvert aux titulaires et/ou aux contractuels : art 4/6/6quater/6quinquies - loi n°84-16
Descriptif de l'employeur
Le Bureau des cabinets est un service administratif autonome qui apporte sa collaboration aux cabinets des ministères économiques et financiers tout en assurant le rôle de coordination avec les directions et les services.
Les agents du bureau doivent s'adapter aux contraintes particulières des cabinets ministériels, ce qui suppose une forte réactivité, une parfaite discrétion et une grande disponibilité dans l'exercice de leurs fonctions.
A ce titre, il recrute et gère les secrétaires/assistant(e)s auprès des ministres et des membres des cabinets
Description du poste
Au sein d'un cabinet ministériel, le(a) secrétaire assure les fonctions d'assistance pour le compte d'un ou plusieurs conseillers.
A ce titre il (elle) doit notamment :
- assurer l'accueil téléphonique et physique
- gérer l'agenda et mettre à jour le répertoire des contacts
- mettre en forme les supports écrits, constituer des dossiers et archiver
- traiter et suivre les demandes d'audience
- suivre le courrier des ministres dans l'application Harmonie et les questions écrites dans Réponses
- assurer l'organisation et la préparation des réunions et des déplacements
Conditions d'exercice particulières
Travail en brigade.
Permanences le samedi et les jours fériés selon les besoins des cabinets.
Description du profil recherché
- Le(a) candidat(e) devra justifier d'une solide formation et d'une réelle expérience dans le domaine du secrétariat.
- Réactivité et très bonne gestion du stress exigées.
- Formation assurée en interne des applications utilisées dans les cabinets lors de la prise de poste.
- Connaissance de l'anglais serait un plus.
- Ce poste étant soumis à l'obtention de l'habilitation (très secret défense/secret défense/confidentiel défense), le candidat doit être de nationalité française.
Compétences candidat
Compétences
- CONNAISSANCES - Bureautique et outils collaboratifs
- CONNAISSANCES - Environnement administratif, institutionnel et politique
- SAVOIR-FAIRE - Accueillir une personne, un groupe, du public
- SAVOIR-FAIRE - Analyser une information, une donnée, une situation, un dispositif
- SAVOIR-FAIRE - Gérer une situation de stress
- SAVOIR-FAIRE - Maîtriser les délais
- SAVOIR-FAIRE - Organiser une activité
- SAVOIR-ÊTRE - Aisance relationnelle
- SAVOIR-ÊTRE - Avoir l'esprit d'équipe
- SAVOIR-ÊTRE - Faculté d'adaptation
- SAVOIR-ÊTRE - Faire preuve de discrétion
- SAVOIR-ÊTRE - Réactivité
Langues
Anglais (A2 Niveau intermédiaire)
Quotité de temps de travail
Quotité de temps de travail
Temps complet
Localisation du poste
Localisation du poste
France, Ile-de-France, Paris (75)
Lieu d'affectation
Ministères économiques et financiers - 139 rue de bercy - Paris 12
Renseignements et contact - Note : les candidatures se font obligatoirement depuis l'application
Date de vacance de l'emploi
01/01/2021
Personne ou service à contacter pour obtenir plus d'informations sur l'offre
Secteur RH - 01 53 18 30 43 - gps@cabinets.finances.gouv.fr
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