Le service des achats, des finances et de l’immobilier (SAFI) est un service du secrétariat général des ministères économiques et financiers regroupant environ 210 agents installés sur plusieurs bâtiments de Bercy (Colbert, Vauban, Necker, Sully). Outre un bureau immobilier, il comporte deux sous directions, l’une chargée de la coordination des travaux budgétaires des différentes missions et programmes portés par les ministères (SAFI 1 « affaires budgétaires et maîtrise des risques »), la seconde (SAFI 2 « gestion financière et des achats ») chargée de prestations financières pour l’administration centrale (bureau SAFI 2A), de l'animation et du pilotage de la chaîne de la dépense, dans ses volets système d'information et organisation financière (SAFI 2B) et de pilotage de la fonction achat au sein des ministères économiques et financiers (MMA, BAMAC-SAFI 2C). C’est à la sous-direction SAFI 2 qu’est également rattaché le PAT (Pôle Affaires Transverses) qui assure, pour l’ensemble du service SAFI, les fonctions support de proximité (RH, logistique, informatique, secrétariats).

Le SAFI assure par ailleurs, pour le compte du Secrétaire général, la responsabilité de deux programmes - P134 et P218 - (SAFI 2D et SAFI 2E) sur lesquels sont inscrits une part importante des effectifs et des crédits de l’administration centrale des ministères économiques et financiers.

Il regroupe également les crédits de deux autorités administratives indépendantes (Autorité de régulation des communications électroniques et des postes, Autorité de la concurrence).

Chaque agent du SAFI doit partager les valeurs qui l'animent : l’engagement, le pragmatisme, l’agilité, le professionnalisme, la cohésion, la constance et la vigilance.

Le poste proposé de secrétariat de la sous-direction SAFI 2 relève du pôle « affaires transversales » (PAT) du bureau SAFI 2A, composé de 10 agents intervenant dans 3 domaines : RH, gestion des ressources informatiques, secrétariat et logistique (5). Le Pôle contribue à la mise en œuvre de ces politiques sur l’ensemble du service SAFI.

Les fonctions d’assistance proposées dans la présente fiche de poste couvrent à titre principal le périmètre de la sous-direction SAFI 2, et en tant que de besoin, le périmètre de la sous-direction SAFI 1 et de la cheffe de service au titre des intérims organisés avec les 2 autres secrétaires de ces entités.

Le poste proposé couvre des missions classiques d’assistance :

- Assurer l'activité du secrétariat de la sous-directrice et son adjointe, des chefs de bureau et de toute autre entité (mission, centre de prestations financières, …) de SAFI 2 ;

- Gérer et optimiser les agendas, les prises de rendez-vous de ces structures, ce qui implique des relations avec de multiples interlocuteurs en interne comme en externe ;

- Organiser des réunions internes et externes (convocations - ordre du jour - préparation des dossiers et travaux de reprographie – logistique,…) ;

- Examiner, enregistrer dans l’application D@ssiel, ventiler (sur plusieurs bâtiments) et faire la relève physique et le suivi du courrier ;
- Réaliser des travaux de mise en forme de courriers et/ou documents
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs et les orienter ;
- Organiser et gérer le classement et l'archivage, notamment sur le serveur partagé des 2 sous-directions (SAFI 1 et SAFI 2).

Le poste couvre également des missions spécifiques :
- Organiser et suivre les déplacements en relation avec le responsable du pôle des affaires transverses (PAT) du bureau SAFI 2A et le bureau des missions (SEP 2C) pour l'ensemble du SAFI ;
- Assembler les dossiers réalisés au cours des différentes phases des processus budgétaires : programmation budgétaire, comptes rendus de gestion, questions parlementaires, dossiers ministres constitués pour les débats relatifs aux lois de finances et aux lois de règlement, en appui de la secrétaire de SAFI 1 ou dans le cadre de l'intérim ;
- Commander sur le site de l’UGAP par l’intermédiaire de la carte achat les fournitures et le petit matériel de bureau après accord du responsable du pôle des affaires transverses du bureau SAFI 2A et mettre à disposition des agents du SAFI ;
- Commander les plaques de porte des nouveaux arrivants et les clefs en liaison avec le pôle des affaires transverses du bureau SAFI 2A et le service aux bâtiments (SEP 2B) pour le SAFI ;
- Réaliser des sondages avant et après évènements via l’outil GALILEO ;
- Participer à l’actualisation de l’annuaire ministériel ANAIS en lien avec le pôle des affaires transverses du bureau SAFI 2A.

Afin de garantir le maintien du bon fonctionnement du service, les 2 assistantes des deux sous-directions du SAFI et l’assistante de la cheffe de service s’organisent, sous l’autorité du responsable des affaires transverses du bureau SAFI 2A, auxquelles elles sont rattachées, pour assurer la continuité du service rendu pour les sous-directions et le service, notamment en cas d'absence ou d'empêchement du secrétariat. A ce titre, le maintien de la gestion du courrier du service est une priorité.

Principale activités :

- rédaction,

- contrôle, vérification,

- secrétariat,

- information, accueil,

- classement, archivage.

Relations fonctionnelles avec :

- les autres services de la direction

- les agents du ministère

- les autres directions

- les cabinets ministériels

- le secteur privé

- d'autres ministères

- des établissements publics

Principaux interlocuteurs : directions et services de l'administration centrale, cabinets ministériels, Cour des comptes, Assemblée nationale, Sénat.

Les compétences mises en œuvre sur le poste :

SAVOIR

- Techniques d'accueil physique et téléphonique (RIME) (niveau maîtrise requis immédiatement)

- Connaissance de l'organisation ministérielle (niveau maîtrise souhaitable)

- Organisation/missions des directions des ministères économiques et financiers (niveau maîtrise souhaitable)

- Applications métier (R@quam, R@lls, Dossiel) (niveau maîtrise à acquérir)

SAVOIR-FAIRE

- Hiérarchiser les priorités et les rendez-vous (niveau maîtrise requis immédiatement)

- Analyser et orienter les courriers (niveau maîtrise à acquérir)

- Utiliser les applications bureautiques (traitement de texte, tableur, powerpoint) (niveau maîtrise requis immédiatement)

SAVOIR-ETRE

- Sens de la confidentialité,

- Rigueur dans la prise en compte et l'application des consignes,

- Sens relationnel,

- Réactivité.